CAE regler for overhead og inddækning

Overhead (OH)

Husk at indregne overhead i budgettet, hvis fonden tillader det. Nogle fonde tillader ikke OH, mens andre tillader op til 44% OH. Hvis du er i tvivl om fonden tillader det, så læs ansøgningsvejledningen igennem, eller spørg CAE videnskabelig koordinator eller TECH forskerstøtteenheden (se kontaktinformationer til højre).

Overhead (af nogle også kaldt administrationsbidrag) dækker indirekte udgifter, der er forbundet med at gennemføre dit projekt. Det kan fx være udgifter til husleje, varme, el, kontorartikler, telefonregninger, administration mv.

Overhead bliver beregnet som en procentsats af projektets direkte udgifter (fx løn, materialer, studieafgift, udlandsophold, konferencedeltagelse og publicering/formidling). Procentsatsen varierer fra fond til fond og kan også afhænge af, hvilken institution der skal administrere bevillingen. Brug altid den procentsats, der er specificeret i fondens opslag. Mange private fonde giver ikke overhead.

Statslige fonde/bevillingsgivere såsom Det Frie Forskningsråd giver 44% i overhead til universiteter. 

Læs evt. mere på forskningsstøtteenhedens hjemmesiden.

Inddækning

Husk at indregne inddækning i budgettet ud fra hvor meget OH der er tilladt. Nogle fonde tillader ikke inddækning men mange gør. Hvis du er i tvivl om inddækning så spørg CAE videnskabelig koordinator eller TECH forskerstøtteenheden (se kontaktinformationer til højre).

Inddækning er når man skriver eksisterende og projekt indirekte omkostninger på budgettet. Dvs. man beder fonden om at inddække nogle udgifter man har uanset hvad. Det er typisk ens egen løn og løn til teknikker eller anden administrativt personale.

Inddækning skal ikke at forveksles med medfinansiering, som du kan læse mere om længere nede på siden.

Nogle fonde tillader i stedet for inddækning et såkaldt Bench fee, altså et beløb til dækning af omkostninger som CAE har ved at gennemføre et projekt, fx. teknikker løn, slitage på laboratorieudstyr mm. Hvis man bruger et Bench fee skal der ikke laves inddækning. Læs mere om Bench fee længere nede på siden.

Bench fee

Bench fee er er opgørelse af forskningsrelaterede omkostninger, og indeholder typisk fælles laboratorie og værkstedsomkostninger, forbrug af vand, el, gas, materialer, mm, vedligehold, service, teknikker support, IT support, mm. Bench fee indeholder ikke omkostninger til husleje, administration, repræsentation mm. Der er udregnet et Bench fee for hvert institut, og for CAE kan satsen findes herunder. Omkostningen indskrives i projektet ift antal VIP måneder, der arbejdes på projektet.

Det er CAE's politik at Bench fee skal benyttes ved de fonde, der tillader det, fx. Novo Nordisk Fonden. I de tilfælde vil Bench fee gøre det ud for inddækning, mens der stadig kan komme på tale at påføre OH på projektet hvis fonden tillader det, til dækning af administrative omkostninger, husleje, mm.

CAE Bench fee = 6.936 kr pr VIP måned (tryk på link for at downloade opgørelsen)

Medfinansiering

Når man har lavet et budget for hvad det koster at gennemfører projektet, skal der laves et budget for hvordan dette finansieres. Finansieringen kommer enten som ekstern finansiering fra fonde, virksomheder mm, eller som egene medfinansiering, dvs. time og penge som CAE (eller andre partnere i projektet) lægger i projektet. Nogle fonde stiller krav om en medfinansieringsgrad, andre gør ikke. Medfinansieringen er enten in-kind (værdien af timer fra VIP & teknikker, udstyr, mm) eller som in-cash (rede penge). 

Eksempel budgetter

Herunder er der fiktive eksempler på budgetter, der med forklaring viser hvordan Overhead, inddækning, bench fees og medfinansiering er udregnet.

• Eksempel 1
• Eksempel 2