Journalisering i WorkZone

Institut for Byggeri og Bygningsdesign anvender ligesom resten af Aarhus Universitet journalsystemet WorkZone til al journalisering.

  

Som statslig institution er vi inden for den offentlige forvaltning omfattet af:

  • Forvaltningsloven – retten til aktindsigt kræver dokumentation af sagsgange
  • Offentlighedsloven – forpligter journalisering af dokumenter, der har en betydning for sagen
  • Arkivloven – pligt til anvendelse af arkivsystem og krav om aflevering af visse dokumenter
  • Persondataloven – krav om behandling af personoplysninger

Alle AU’s ansatte er dermed omfattet af journaliseringspligt, og som medarbejder skal du derfor journalisere alle dokumenter, breve, ind- og udgående mails, notater, mødereferater, telefonnotater, osv., der vedrører AU’s interne virke såvel som eksterne samarbejder.

Er du i tvivl om, hvor i WorkZone, du skal journalisere materialet, kan du henvende dig til instituttets WorkZone-ansvarlige. Se kontaktoplysninger i kolonnen til højre.

Vi følger Nat og Tech’s fælles journaliseringsprincipper

Instituttet følger Nat og Tech’s fælles journaliseringsprincipper, som du kan finde på Nat-Techs side: Vejledninger og procesbeskrivelser omkring WorkZone. På siden kan du også læse mere om, hvordan du bruger WorkZone.

Hvad skal gemmes i Workzone?

Alt ind- og udgående korrespondance/mails samt færdige interne dokumenter som fx dagsordener og referater fra møder, forskningsansøgninger, indgåede kontrakter og formelle aftaler samt væsentlige dokumenter/forretningskritisk intern korrespondance i forbindelse hermed.