Tjenestebiler

Studerende kan i helt særlige tilfælde låne en tjenestebil ifm. studieaktiviteter, hvor offentlig eller anden transport ikke er mulig. Studerende er ikke dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring og opfordres derfor til selv at tegne en ulykkesforsikring.

Hvis du vil låne en bil, foregår det således:

• Senest 2 arbejdsdage inden det ønskede reservationstidspunkt skal du skrive til cae@au.dk og oplyse:
  • Navn
  • Formål med kørslen
  • Dato og tidsrum. Oplys gerne alternative datoer, hvis du er fleksibel.

Herefter vil du modtage en infomail fra sekretariatet. Vær opmærksom på, at du ikke kan være garanteret en bil.

• Alternativt kan du få din vejleder til at reservere en tjenestebil til dig. I så fald skal sekretariatet have besked, så der kan laves en aftale om køretilladelse og afhentning af nøgle.
• Når nøglen afhentes ved sekretariatet, skal du medbringe kørekort og udfyldt køretilladelse, som sekretariatet kan underskrive. Du finder køretilladelsen her. Det er kun den pågældende studerende, der skal føre bilen, der kan afhente nøglen.
• Husk at udfylde kørebog og tanke, inden du afleverer bilen. Se afsnittene ”Aflevering af bil” og ”Tankning” nedenfor.
• Bilen parkeres i Navitas’ parkeringskælder, niveau -02 på én af de pladser, der er markeret ”ASE/ENG”.
• Nøglerne og kørebogen afleveres i brevsprækken ved lokale 04.220.

Ansatte reserverer selv bilerne i outlook:

• Bil, MPE, Navitas, Renault Trafic Van BN55261
• Bil, Navitas, Nissan Qashqai AZ27765

Bilerne reserveres via din Outlook-kalender. Tilvælg/inviter bilen og vælg dato og tidspunkt. I emnefeltet skriver du førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører). Under ”sted” skriver du formålet med kørslen samt destination. Efter booking modtager du en accept af reservationen i din indbakke.

• Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.
• Reserverer du en bil til transport udenbys, så noter antal ledige pladser og telefonnummer i reservationen, så andre interesserede kan komme i kontakt med dig for et ledigt sæde i stedet for at reservere en institutbil mere til samme tur.

Kun tjenstlig kørsel er tilladt, dvs. at bilen ikke må benyttes til nogen former for privat kørsel. Universitetets tjenestebiler må som hovedregel kun anvendes af ansatte i universitetets tjeneste. Det er tilladt at medtage passagerer under kørsel i tjenestebil, hvis kørslen har et tjenestelig formål.

Læs mere om kørsel i AU’s tjenestebiler her.

Husk at tanke bilen inden, du afleverer den af hensyn til næste bruger. Benzinkort findes i bilen/i kørebogen. Bilen skal parkeres i Navitas’ parkeringskælder, niveau -02 på én af de ASE/ENG markerede pladser.

Husk at kørebogen altid SKAL udfyldes. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug. Det er vigtigt, at du efter brug afleverer bilen på det aftalte tidspunkt og at nøgler og kørebog afleveres igen.

Ved aflevering skal bilen være tømt for affald og personlige ejendele. Kørebogen ajourføres med oplysninger om kørslens formål og destination. Kilometertælleren aflæses og det samlede kilometertal angives. Hvis der er fejl og mangler ved bilen, skal det indberettes til cae@au.dk.

Nøgler afleveres i postrummet, lokale 04.220, ved at smide den ind ad brevsprækken i væggen.

Alle, der har tilladelse til at benytte en tjenestebil, er ansvarlige for overholdelse af færdselslovens bestemmelser. Eventuelle fart- og parkeringsbøder dækkes af føreren af bilen.

Staten er selvforsikret, og der tegnes ikke kasko- og ansvarsforsikring for tjenestebiler ved benyttelse i Danmark.

Sker der færdselsuheld under kørslen, skal uheldet beskrives og den eventuelle modparts navn, adresse, forsikringsselskab og policenummer noteres.

Går bilen i stykker under kørslen, så den ikke længere kan benyttes, så kontakt autohjælpen på tlf. 70 113 113. Vores kundenummer ved autohjælpen er 87 15 00 00. Bilen skal køres til dette værksted: CarService, Herredsvej 62, 8210 Aarhus V, tlf.: 86 16  15 16.

Alle uheld skal indberettes til instituttet via mailadressen cae@au.dk. Det gælder også, hvis der er fejl eller mangler ved bilen.

Du er selv ansvarlig for tankning af benzin og påfyldning af sprinklervæske. Begge dele kan købes med tankkortet, der ligger i bilens køremappe. Kvitteringer lægges i bilens køremappe. Husk at tanke bilen inden du afleverer den, af hensyn til næste bruger.